Logiciel de pharmacie au Cameroun : lots, péremption et FEFO

Un client présente une ordonnance. Le logiciel indique douze boîtes en stock. Sur l’étagère, il en reste trois, dont deux périmées depuis le mois dernier, cachées derrière un arrivage plus récent. Le client repart sans son traitement, et la pharmacie vient de découvrir, par hasard, une perte qu’elle ne voyait pas.

Ce n’est pas un problème de rangement. C’est un problème d’information : le stock était suivi par produit, pas par lot, et personne ne savait quelles boîtes périmaient en premier.

Ce guide explique ce qu’un logiciel de pharmacie doit réellement gérer, de la réception à la sortie des périmés, et se termine par une check-list à utiliser avant tout achat.

Pourquoi une pharmacie ne se gère-t-elle pas comme une boutique ?

Dans une boutique, une boîte de sucre en vaut une autre. Dans une pharmacie, deux boîtes du même médicament peuvent appartenir à deux lots différents, avec deux dates de péremption différentes. Quatre exigences en découlent :

• Ne jamais délivrer un produit périmé. C’est une question de santé avant d’être une question d’argent.
• Retrouver un lot rapidement, par exemple lors d’un rappel de produit.
• Limiter les pertes par péremption, qui pèsent directement sur la marge.
• Contrôler les prix, les remises et les ajustements de stock, pour que chaque mouvement ait un responsable.

Un logiciel de caisse générique couvre rarement les trois premières, et souvent mal la quatrième. Un logiciel de pharmacie doit les couvrir toutes.

Lots et dates de péremption : que saisir dès la réception ?

Tout commence à la réception. Pour chaque ligne livrée, on saisit le numéro de lot et la date de péremption inscrits sur la boîte ou sur le bon de livraison. Si cette saisie est faite plus tard, ou « quand on aura le temps », le reste du système repose sur du sable.

Une fois les lots saisis, le stock est connu par produit et par lot. Les bons logiciels ajoutent deux dates calculées à partir de la péremption :

Dans Odoo, par exemple, ces dates se règlent par produit, en nombre de jours avant la péremption, dès que le suivi par lots et les dates d’expiration sont activés.

FEFO ou FIFO : quelle règle de sortie choisir ?

Deux règles s’opposent pour décider quel lot sort en premier.

• FIFO (premier entré, premier sorti) : on vend d’abord ce qui est arrivé en premier.
• FEFO (premier périmé, premier sorti) : on vend d’abord ce qui périme le plus tôt.

La différence paraît subtile. Elle ne l’est pas. Prenons deux lots du même produit, avec des dates choisies pour l’exemple :

En FIFO, on vend d’abord le lot A, arrivé en premier. Pendant ce temps, le lot B, arrivé plus tard mais plus court, approche de sa péremption. En FEFO, on vend d’abord le lot B : c’est lui qui a le moins de temps devant lui, et il a ainsi les meilleures chances d’être vendu avant sa péremption.

Les bonnes pratiques de stockage et de distribution des produits médicaux publiées par l’OMS demandent d’ailleurs une rotation du stock selon le principe FEFO. Dans Odoo, la stratégie de sortie FEFO choisit automatiquement les lots dont la date de retrait est la plus proche.

Un point reste humain : le logiciel peut indiquer le bon lot, mais l’étagère doit suivre. Les boîtes qui périment le plus tôt se rangent devant, à chaque réception.

Inventaires : pourquoi compter par lot, et pas seulement par produit ?

L’inventaire annuel ne suffit pas. Il découvre les écarts trop tard pour en comprendre la cause. La méthode la plus efficace est l’inventaire tournant : chaque semaine, on compte une partie du stock, en commençant par les produits chers, rapides ou à date courte.

Pour qu’un comptage serve à quelque chose :

1. Comptez par lot : produit, numéro de lot, date de péremption, quantité.
2. Comptez à l’aveugle, sans voir la quantité théorique, pour ne pas être influencé.
3. Recomptez les écarts avec une seconde personne avant de corriger quoi que ce soit.
4. Validez chaque ajustement avec un motif : casse, erreur de réception, vol supposé, erreur de vente.
5. Analysez les motifs chaque mois. Les mêmes écarts sur les mêmes produits révèlent un problème de processus.

Qui peut ajuster le stock ? Le moins de personnes possible, et jamais celle qui a compté. Chaque ajustement doit rester tracé, avec son auteur et sa date.

Retours et produits périmés : pourquoi un circuit à part ?

Un produit qui sort du circuit normal ne doit jamais se retrouver, par erreur, dans le stock vendable. La solution est un emplacement séparé, de quarantaine, que le logiciel exclut de la vente.

Les retours de patients. Les bonnes pratiques de l’OMS prévoient que les produits retournés soient placés en quarantaine dès leur réception, et détruits sauf s’il est certain que leur qualité est satisfaisante. Un médicament rapporté ne retourne pas en rayon sans évaluation par une personne qualifiée.

Les retours au fournisseur. Certains fournisseurs acceptent la reprise de produits à date courte, selon les conditions convenues avec eux. Le logiciel doit enregistrer ce retour avec le lot concerné, pour que le stock et la facture fournisseur restent justes.

Les périmés. Le lot sort du stock vendable dès sa date de retrait, passe en quarantaine, puis est détruit selon la procédure applicable. Conservez les justificatifs de chaque destruction : produit, lot, quantité, date, responsable.

Suivez aussi, chaque mois, la valeur des produits périmés. C’est l’indicateur le plus direct de la qualité de vos achats et de votre rotation.

Quelles alertes comptent vraiment ?

Un logiciel qui envoie cinquante alertes par jour n’en envoie aucune : personne ne les lit. Quatre alertes suffisent, à condition d’être traitées.

1. Péremption proche : la liste des lots qui ont atteint leur date d’alerte, revue chaque semaine avec une décision par lot.
2. Rupture et seuil de commande : un minimum par produit, fondé sur la consommation réelle et non sur l’intuition.
3. Surstock : les produits dont le stock dépasse largement ce que vous vendez sur la période de votre choix.
4. Mouvements inhabituels : ajustements, remises et annulations hors de l’ordinaire, par utilisateur.

Check-list : quelles questions poser avant de choisir un logiciel ?

• ☐ La réception impose-t-elle la saisie du lot et de la date de péremption ?
• ☐ Le logiciel applique-t-il la règle FEFO à la sortie ?
• ☐ Les dates d’alerte et de retrait sont-elles réglables par produit ?
• ☐ Existe-t-il un emplacement de quarantaine exclu de la vente ?
• ☐ Les inventaires se font-ils par lot, à l’aveugle, avec un motif pour chaque ajustement ?
• ☐ Peut-on retrouver en quelques minutes tout le stock d’un lot donné ?
• ☐ Les droits sont-ils définis par rôle : qui modifie un prix, accorde une remise, ajuste le stock ?
• ☐ La caisse continue-t-elle de fonctionner pendant une coupure d’Internet ?
• ☐ Les rapports montrent-ils la valeur des périmés, la marge et l’historique des mouvements ?
• ☐ Vos données peuvent-elles être exportées, si vous changez un jour de solution ?
• ☐ La formation est-elle prévue pour chaque rôle, en français ou en anglais ?

Comment Nematek peut-il vous aider ?

Nematek One Pharmacy, notre logiciel de gestion de pharmacie, couvre les produits, les unités, les lots et les dates de péremption, la réception par lot, la sortie FEFO et les inventaires, la caisse avec retours, remises et prix contrôlés, les alertes de péremption, de rupture et de surstock, ainsi que les rôles et les rapports d’audit. Nematek fournit l’outil de gestion : vous restez responsable des autorisations, des procédures pharmaceutiques et des obligations réglementaires qui s’appliquent à votre établissement.

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